Есть контакт: как объединить удалённых сотрудников в команду

Часто стал­ки­ва­юсь с одним запро­сом у рас­пре­де­лён­ных команд.

Как было бы здо­ро­во знать кто и над чем рабо­та­ет в коман­де? А как мож­но дер­жать всех в кур­се собы­тий?

Пред­ла­гаю ваше­му вни­ма­нию про­стой инстру­мент, кото­рый уже дав­но заре­ко­мен­до­вал себя в про­стран­стве Agile и люби­те­лей Scrum. Так же уже более 4 лет исполь­зу­ет­ся Татья­ной при рабо­те с уда­лён­ны­ми коман­да­ми.

Описание инструмента Check-In (Чекин)

Еже­днев­ные созво­ны с видео, на кото­рых каж­дый член про­ект­ной коман­ды отве­ча­ет на три про­стых вопро­са:
— какие зада­чи я делал(а) вче­ра?
— какие зада­чи буду делать сего­дня?
— что меня может остановить/помешать в рабо­те?

Видео-созвон коман­ды

Четыре простых шага для применения инструмента

Шаг пер­вый: опре­де­ли­те зачем вы это дела­е­те. Что вы такое види­те или слы­ши­те в коман­де, что заста­ви­ло вас заду­мать­ся о том, что этот инстру­мент может быть поле­зен для коман­ды.

Шаг вто­рой: пой­ми­те по каким кри­те­ри­ям вы буде­те оце­ни­вать эффек­тив­ность инстру­мен­та ДО его внед­ре­ния. А имен­но, запи­ши­те, что вы уви­ди­те и услы­ши­те, когда пой­мё­те, что инстру­мент рабо­та­ет.

Шаг тре­тий: откры­то обсу­ди­те с коман­дой поче­му вы счи­та­е­те, что этот инстру­мент будет поле­зен для них. Рас­ска­жи­те, как вы види­те его внед­ре­ние и спро­си­те, как к это­му отно­сят­ся чле­ны коман­ды. На этом эта­пе важ­но услы­шать ВСЕХ чле­нов коман­ды, но это отдель­ный навык, кото­ро­му нуж­но учить­ся и посто­ян­но про­ка­чи­вать его.

Шаг чет­вёр­тый: если коман­де инте­рес­но попро­бо­вать внед­рить новый инстру­мент, то обо­значь­те про­ме­жут­ки для Чеки­на (каж­дый день, раз в неде­лю и тп.) и уста­но­ви­те чёт­кое вре­мя для созво­нов.

Подводные камни

Пер­вое: не обя­за­тель­но делать созво­ны еже­днев­ны­ми. Выбе­ри­те те про­ме­жут­ки, кото­рые вам будут ком­форт­ны. Если вы запус­ка­е­те какое-то медиа с еже­днев­ным кон­тен­том, то в каж­до­днев­ных созво­нах есть смысл. А если вы рабо­та­е­те над чем-то не посто­ян­ным и син­хро­ни­зи­ро­вать­ся каж­дый день бес­смыс­лен­но, то мож­но созва­ни­вать­ся раз в неде­лю или реже. Выбе­ри­те для себя тот про­ме­жу­ток, кото­рый под­хо­дит имен­но вам. Не бой­тесь экс­пе­ри­мен­ти­ро­вать!

Вто­рое: важ­но начи­нать имен­но с созво­нов, хотя бы голо­сом, если видео не возможно/не ком­форт­но. Это помо­га­ет спло­тить коман­ду и рас­по­ло­жить людей друг к дру­гу. Услы­шал лай соба­ки на фоне, буде­те знать, что у чело­ве­ка дома живот­ное живет. Или слыш­но, как малыш на фоне виз­жит, уже образ чело­ве­ка ста­но­вит­ся пол­нее. А с видео ещё боль­ше такой воз­мож­но­сти. Это неболь­шая, но заме­на того само­го куле­ра с водой, воз­ле кото­ро­го люди встре­ча­ют­ся в офи­се в пере­ры­вах и обсуж­да­ют вещи не свя­зан­ные с рабо­той.

Тре­тье: инстру­мент хоро­шо рабо­та­ет имен­но с про­ект­ны­ми коман­да­ми. То есть, коман­да­ми по 3–7 чело­век. Если у вас в ком­па­нии коман­да из 30 чело­век, то будет рас­то­чи­тель­ством вре­ме­ни застав­лять людей соби­рать­ся такой тол­пой в онлайн про­стран­стве и слу­шать всех. Чеки­ны луч­ше про­во­дить в неболь­ших коман­дах, кото­рые рабо­та­ют над кон­крет­ны­ми про­ек­та­ми. Если у вас 3–4 коман­ды и им (не руко­вод­ству, а имен­но коман­дам) не хва­та­ет обще­ния меж­ду собой и им важ­но знать кто и над чем рабо­та­ет, то мож­но делать общие чеки­ны 1–4 раза в месяц.

Чет­вёр­тое: важ­на пери­о­дич­ность и ста­биль­ность. Ста­рай­тесь зара­нее дого­во­рить­ся с коман­дой на кон­крет­ную пери­о­дич­ность, с кото­рой вы буде­те созва­ни­вать­ся. Что­бы уви­деть резуль­тат, нуж­но хотя бы пару меся­цев исполь­зо­вать этот инстру­мент. Не забудь­те про­го­во­рить или даже запи­сать для себя ДО нача­ла внед­ре­ния Чеки­на, что вы (как руко­во­ди­тель) уви­ди­те и услы­ши­те, когда пой­мё­те, что этот инстру­мент рабо­та­ет для вашей коман­ды.

Пятое: ника­ко­го дес­по­тиз­ма и наси­лия. Если кто-то не хочет сего­дня созва­ни­вать­ся, но напи­сал отве­ты на вопро­сы — отлич­но. Побла­го­да­ри­те за это чело­ве­ка и спро­си­те в лич­ку, нуж­ны ли ему какие-то ресур­сы и под­держ­ка от коман­ды, что­бы на сле­ду­ю­щий Чекин он смог голосом/с каме­рой со все­ми пооб­щать­ся. Так же помни­те, что нет пра­виль­ных и непра­виль­ных отве­тов на вопро­сы. Вы може­те уточ­нить, если вам не поня­тен ответ, но пере­би­вать, гово­рить “нет, это не тот ответ” или как-либо ещё обес­це­ни­вать сло­ва чле­на коман­ды не нуж­но. Что­бы уточ­нить, вос­поль­зуй­тесь вопро­са­ми: А что это за …? Есть ли что-то ещё об этом …?

Шестое: создай­те дове­ри­тель­ное про­стран­ство, когда чле­нам коман­ды будет не страш­но прий­ти на созвон и ска­зать, что вче­ра и всю неде­лю ты ниче­го не делал(а). Дай­те коман­де понять, что этот чекин про­ис­хо­дит не для того, что­бы выявить луч­ше­го работ­ни­ка неде­ли или узнать, кто боль­ше все­го задач на себя может взять, а лишь с той целью, что­бы создать для всех общую кар­ти­ну про­ек­та и, путём про­го­ва­ри­ва­ния наме­ре­ний, повы­сить шанс их реа­ли­за­ции. В пер­спек­ти­ве очень важ­но научить коман­ду брать посиль­ные зада­чи и уметь оце­ни­вать сро­ки и ресур­сы, кото­рые пона­до­бят­ся. Посколь­ку Чеки­ны буду про­ис­хо­дить регу­ляр­но, то вы очень быст­ро уви­деть пат­тер­ны. Если кто-то из чле­нов коман­ды регу­ляр­но берёт пять задач на день, а выпол­ня­ет одну-две или каж­дый созвон обе­ща­ет сде­лать отчёт, но не дела­ет это­го — это повод для обрат­ной свя­зи. О кото­рой я рас­ска­жу подроб­но в сле­ду­ю­щем посте.

Помни­те, что важ­но под­стро­ить инстру­мент под свою коман­ду, поэто­му бес­пре­ко­слов­ное выпол­не­ние пра­вил здесь не сра­бо­та­ет. Дер­жи­те в фоку­се ваше­го вни­ма­ние цель “ради чего вы внед­ря­е­те этот инстру­мент” и сме­ло вно­си­те изме­не­ния в его исполь­зо­ва­ние, в вопро­сы, в интер­ва­лы или фор­мат обще­ния, что­бы Чекин начал рабо­тать на дости­же­ние ваших целей, а не наобо­рот.

Если хоти­те, что­бы мы помог­ли вам внед­рить этот инстру­мент в коман­ду с наи­мень­ши­ми рис­ка­ми и с наи­боль­шей поль­зой, то сме­ло пиши­те нам на почту и мы назна­чим вре­мя для сес­сии.

Наша рассылка

Каждую неделю мы присылаем одно письмо с нашими лучшими материалами и новостями проекта, чтобы ваша онлайн команда развивалась.

Нажимая на кнопку «Подписаться», вы даёте согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой сайта в отношении обработки персональных данных.